Consigli pratici per affittare l'ufficio perfetto!
Affittare un ufficio adatto alle proprie esigenze non è semplice: ci sono tantissime cose a cui fare attenzione per essere sicuri di non avere problemi a seguito della stipula del contratto! Uno dei primi fattori determinanti nella scelta della sede lavorativa dovrebbe essere la posizione: l'ubicazione dell'ufficio è fondamentale non solo per la buona riuscita dell'iniziativa imprenditoriale ma anche per la comodità nei continui spostamenti casa-lavoro. L'ideale sarebbe optare per una zona centrale ma non troppo distante dall'abitazione, facilmente raggiungibile grazie a collegamenti stradali e dei mezzi di trasporto, con possibilità di trovare nelle immediate vicinanze tutti i servizi indispensabili. La presenza di un parcheggio può essere importante soprattutto per frequenti ma brevi passaggi in ufficio, ma per talune attività rimane forse più importante la centralità della zona sebbene si debba lasciare la macchina un pò più lontano. Anche la prossimità di uffici postali, comunali, bancari, ecc. può risultare estremamente comoda per il disbrigo veloce di pratiche ed incombenze.
Trovato un immobile adatto nella zona desiderata arriva il giorno della visita: è buona norma prestare attenzione alle condizioni generali dell'immobile. Qual'è lo stato degli intonaci? Gli impianti sono nuovi o obsoleti? I servizi igienici in che condizioni sono? Possono sembrare tutte domande scontate ma talvolta si tratta di aspetti che si sottovalutano ma che comportano spese successive anche di notevole entità. Una valutazione importante da fare concerne anche l'ammontare delle spese condominiali, che pure non costituisce uno scherzo nella gestione mensile. In questo contesto si inserisce una corretta valutazione anche della quantità di spazio necessaria: uffici di grande dimensione sono senza dubbio di maggiore rappresentanza ma comportano anche costi notevoli! Basti pensare alle spese di manutenzione, pulizia, bollette, che possono salire anche alle stelle per unità immobiliari molto ampie, magari senza che ciò sia indispensabile per la propria attività. Altra cosa a cui prestare attenzione è la categoria catastale dell'immobile: A10 per uffici e studi professionali. Immobili adibiti ad abitazione non possono essere affittati come ufficio e viceversa per evitare problemi e contestazioni. Buona norma è anche valutare la persona del proprietario: un locatore poco serio potrebbe chiedere continui aumenti o venire meno ai suoi obblighi. Stessa valutazione andrebbe fatta anche per gli eventuali colleghi con cui si voglia eventualmente condividere l'ufficio: il loro trasferimento improvviso o la loro insolvenza può causare seri inconvenienti.
Proprio per evitare qualsiasi problema aziende e professionisti in cerca di un ufficio in affitto si rivolgono spesso alle agenzie immobiliari: non è raro tuttavia che anche le agenzie non siano a conoscenza di tutti i dettagli relativi all'immobile e non possono certo garantire per un immobile di proprietà altrui! In tempi recenti anche in considerazione di ciò si sono diffusi nel settore degli operatori specializzati, i Business Centers o Centri Uffici, che affittano uffici presenti nelle loro stesse strutture, prestando direttamente anche una serie di servizi che consentono agli affittuari di dedicarsi solo alla loro attività dimenticandosi della gestione degli spazi di lavoro. "Al Centro Uffici Aversa abbiamo ristrutturato completamente, unito e riaccatastato due appartamenti appositamente per esercitare l'attività di gestione di Uffici Residence: qualsiasi impianto è stato pensato, progettato e realizzato a servizio delle imprese e dei professionisti da ospitare. Gli spazi sono pertanto funzionali a consentire di lavorare quotidianamente in tutta serenità: qualsiasi problema è stato risolto alla radice" afferma l'avv. Pisano Nicola titolare del Centro Uffici Aversa, che opera nel settore dal 2011. "Ci viene da sorridere ogni volta che un nuovo cliente ci pone domande del tipo: posso accedere all'ufficio con segreteria chiusa? la connessione internet è veloce? il servizio di segretariato è personalizzato? disporrò di centralino telefonico? avete una sala riunioni? e una zona fumatori? le pareti sono insonorizzate? ecc. Si tratta di tutti servizi implementati nel corso degli anni, ma per noi sono l'ABC del nostro lavoro". E un pò come avviene nei condomini quando si appalta ad una ditta esterna la pulizia delle aree comuni, le imprese trovano molto conveniente sgravarsi della gestione del proprio ufficio affidandosi completamente a professionisti specializzati.