I 5 errori più diffusi nell'affitto di un ufficio che fanno sprecare soldi e tempo!
Affittare un ufficio perfetto non è facile: ci sono tantissimi aspetti da considerare per evitare di sprecare soldi e tempo dietro ad un ufficio da incubo... Ma vediamo quali sono i 5 errori più comuni e più dannosi commessi nell'affittare un ufficio:
1)AFFITTARE UN UFFICIO SPROPORZIONATO RISPETTO ALLE PROPRIE ESIGENZE. Le dimensioni dell'ufficio sono fondamentali: se per una grande azienda con molti dipendenti è quasi impossibile accontentarsi di un bilocale, altrattanto sbagliato può essere per un professionista affittare un ufficio troppo grande rispetto alle sue necessità. "Il metro quadrato più caro è quello di cui non avete bisogno ma che, malgrado tutto, avete pagato": così recita il Wall Street Journal-Europe sottolineando come, almeno che non risulti strettamente indispensabile, sia meglio scegliere un ufficio proporzionato ai propri bisogni!
2)AFFITTARE UN UFFICIO IN UNA ZONA NON ADATTA ALLE PROPRIE NECESSITA'. La posizione dell'ufficio è spesso sottovalutata ma è un elemento fondamentale: se una società ha bisogno soprattutto di ampi parcheggi, di magazzini e spazi per back office ben venga anche una posizione periferica, ma la centralità della sede rimane essenziale per la quasi globalità dei professionisti e delle piccole e medie imprese. Quindi ritornando e completando il punto precedente, il consiglio è quello di accontentarsi di una stanza in meno ma non rinunciare ad essere in centro città a meno che non si abbiano tanti dipendenti!
3)AFFITTARE UN UFFICIO CHE NECESSITA DI MOLTI LAVORI DI RISTRUTTURAZIONE. Talvolta attirati da un canone leggermente più basso rispetto ai prezzi di mercato si opta per un ufficio che ha bisogno di un restyling: occorre tuttavia prestare grandissima attenzione a valutare bene lo stato degli intonaci, la presenza di umidità, l'idoneità degli impianti alle proprie esigenze, le condizioni dei servizi igienici, ecc. Anche solo una di queste voci, infatti, ove necessiti di un rifacimento radicale può comportare una spesa di migliaia di euro difficilmente ammortizzabile!
4)AFFITTARE UN UFFICIO CON ELEVATE SPESE DI GESTIONE. Uno degli errori più comuni quando si affitta il proprio studio professionale: considerare il solo canone e non valutare le cd. spese accessorie che, spesso, tanto accessorie non sono, potendo anche ammontare al doppio o triplo del canone. Ad es. le spese condominiali hanno ormai raggiunto soglie più che significative: sarebbe un clamoroso autogol non valutarne l'entità prima di stipulare il contratto d'affitto. Per gli immobili A10 anche la tassa per l'asporto dei rifiuti è estremamente alta: qui il discorso è analogo a quello relativo al primo errore segnalato, ossia si devono valutare attentamente gli spazi e i metri quadrati dei quali si ha bisogno. Completano il quadro delle spese di gestione tutte le altre bollette ed utenze: elettricità, internet, riscaldamento, ma anche pulizia e manutenzione sono tutte voci che incidono significativamente sulla spesa mensile relativa all'ufficio in affitto!
5)AFFITTARE UN UFFICIO FACENDO AFFIDAMENTO SU COLLEGHI CON CUI CONDIVIDERLO. Gli amici non sempre si rivelano realmente tali soprattutto nei momenti difficili: non è raro che il collega o i colleghi con cui si condivideva l'ufficio improvvisamente, ossia senza nessun preavviso, decidano di andare via o addirittura altrove lasciando l'intestatario del contratto d'affitto non solo ad avere sulle spalle un canone raddoppiato o triplicato ma anche tutte le bollette nel loro pieno ammontare. La situazione è ancora più spiacevole considerato che attualmente è tutt'altro che semplice ed immediato trovare professionisti seri ed affidabili con cui condividere gli spazi lavorativi...
Proprio la risoluzione di tutti gli indicati problemi ed inconvenienti ha determinato la nascita ed il successo dei Business Center o Centri Uffici: moderni uffici attrezzati con tutto l'occorrente per un pronto avvio dell'attività e dotati di linee telefoniche e fax, connessione internet e tutti i servizi di manutenzione ordinaria e straordinaria (utenze, pulizia, asporto rifiuti urbani, ecc.). Inoltre la presenza di sale riunioni, di attesa, aree break e all'aperto nonchè dello staff di segreteria e reception, contribuisce ad aumentare l'immagine e l'efficienza delle imprese e dei professionisti ospitati. Il tutto a fronte del pagamento di un unico canone, non solo più contenuto rispetto alla somma delle singole voci di costo, ma anche e soprattutto interamente deducibile. "Nel nostro Business Center la flessibilità degli spazi è massima: si può iniziare da una singola stanza con sala d'attesa in comune e poi beneficiare della sala riunioni e/o aggiungere nel tempo altre postazioni di lavoro solo quando se ne avverte effettivamente il bisogno" afferma l'avv. Pisano Nicola titolare del Centro Uffici Aversa. "Noi ci troviamo in pieno centro di Aversa, tra Napoli e Caserta e offriamo una soluzione di affitto ufficio all inclusive facendoci carico anche della manutenzione ordinaria e straordinaria nonchè di tutte le bollette ed utenze: insomma i professionisti che ci scelgono devono solo sedersi e lavorare...in più il costo è fisso per tutta la durata contrattuale: nessun aumento in caso di abbandono di un collega, spese straordinarie, maggiori consumi ecc. ecc.; dunque si può calcolare al centesimo il costo complessivo della sede lavorativa e dedurlo interamente".