La sala riunioni in ufficio: vantaggi e svantaggi
La presenza di uno spazio adeguatamente arredato e attrezzato per ospitare riunioni è essenziale per molteplici realtà aziendali: studi associati, studi legali e notarili, PMA, multinazionali, ecc. devono assolutamente disporre di una sala in cui tenere periodicamente meeting. L'importanza della sala riunioni, tuttavia, non si esaurisce nella sua essenzialità per ospitare contemporaneamente più persone: si tratta di uno spazio capace di far guadagnare molti punti in termini di immagine a prescindere dalla sua utilizzazione giornaliera o settimanale. Sotto questo profilo, potrebbe essere paragonata al salotto di casa: serva o no, è essenziale in termini di immagine! D'altra parte chi non ha mai dovuto ricevere più persone contemporaneamente, organizzare un corso di formazione, una selezione di personale o semplicemente ricevere un ospite particolarmente importante? In tutti questi casi la sala riunioni diviene l'arma in più, anzi il naturale completamento del classico ufficio con scrivania o postazioni di lavoro. Funzionali e necessarie sono anche le dotazioni tipiche di una sala meeting: lavagna multimediale, cancellabile o a fogli mobili, videoproiettore e relativo telo, tavolo riunioni si affiancano e completano le scrivanie e i pc all'interno dell'ufficio risultando indispensabili ad assolvere funzioni che altrimenti risulterebbero impossibili.
A questo punto il dubbio sorge legittimo: se si tratta di uno spazio così importante perchè non trova sempre posto all'interno degli uffici? La risposta è semplice e immediata: l'allestimento e la manutenzione di una sala riunioni comportano un costo non indifferente. Già gli arredi e le sedute richiedono un considerevole esborso di denaro, ma forse l'investimento più alto è per le attrezzature che, complice l'obsolescenza tecnologica, vanno sostituite periodicamente. Occorre altresì considerare che uno spazio del genere necessita di personale di reception che accolga e indirizzi gli ospiti e magari li intrattenga in attesa che la riunione inizi, mentre la tendenza attuale è a rinunciare al personale per risparmiare. Le riunioni, inoltre, sono rumorose e come tali necessitano di spazi separati e/o adeguatamente insonorizzati. Spesso, infine, gli uffici hanno dimensioni contenute e non c'è posto per la sala meeting o si preferisce avere un ufficio in più o semplicemente non si colgono le sue potenzialità!
Qualora si voglia beneficiare gratis di un simile spazio, interessante è la formula del Centro Uffici Aversa: col noleggio di un ufficio permanente presso la struttura è possibile beneficiare, senza alcun costo ulteriore, di un monte ore mensili di sala riunioni da utilizzare a piacimento: un modo semplice ed economico per organizzare meeting all'occorrenza ma fare sempre bella figura agli occhi della clientela...