Blog sull'affitto ufficio a Aversa, Caserta e Napoli.

In tempi relativamente recenti è nato e si è esteso a macchia d'olio, favorito dalle nuove tecnologie, un servizio che fino a poco tempo fà era impensabile svolgere a distanza: quello di segretariato virtuale. Basta navigare in rete, anche senza svolgere una ricerca specifica, per imbattersi in annunci e offerte di varie aziende specializzate nel servizio di segretariato virtuale: chiariamo subito che non si tratta di un unico servizio ma piuttosto di una pluralità di servizi che si sostanziano nella risposta telefonica da remoto da parte di operatrici specializzate che sostituiscono il professionista o l'imprenditore nel fissare appuntamenti, ricevere ordini, dare aggiornamenti e più in generale svolgere talune mansioni di tipo amministrativo. Ovviamente poi la segretaria, sempre con modalità smart, riferisce con cadenza giornaliera o istantanea il lavoro svolto: anzi sovente è possibile tramite app scaricare un report in tempo reale delle chiamate ricevute e dei contenuti più importanti di queste.

A tale servizio generale, detto di risposta telefonica, con costi variabili a seconda del numero di telefonate ricevute e della durata delle medesime, si possono aggiungere altri servizi per completare il pacchetto del cd. ufficio virtuale: vale a dire il recapito postale, che consente di utilizzare un indirizzo su tutta la propria corrispondenza aziendale e ivi ricevere posta e pacchi che poi saranno custoditi fino al ritiro oppure inoltrati in modalità telematica, e il servizio di recapito fax in genere svolto mediante linee attive 24h e con smistamento nella casella mail. A questi servizi, che possono essere abbinati e personalizzati a seconda dei bisogni del Cliente possono aggiungersi anche altri: ad es. la domiciliazione legale, la possibilità di utilizzare uffici arredati e/o sale riunioni per brevi periodi (anche ad ore), ecc. I motivi per i quali aziende e liberi professionisti rivolgono la loro attenzione a servizi del genere non sono difficili da capire: anzitutto non sempre è possibile per ragioni di tempo e lavoro essere sempre reperibili, inoltre spesso si può necessitare di un supporto multilingue o di mostrare un'immagine aziendale di alto profilo, ma senza sopportare i costi necessari per selezionare, formare e assumere una segretaria nonchè tutti gli oneri connessi (ad es. sicurezza sul lavoro, consulenza del lavoro, ecc.). Non solo: essendo servizi svolti in regime di appalto continuativo ad una impresa sono interamente deducibili e dunque estremamente convenienti sotto il profilo fiscale.

In realtà il servizio di segretariato virtuale ha un limite evidente: mentre è molto utile alle aziende che fanno ecommerce può risultare controproducente per imprenditori e professionisti che ricevono i clienti faccia a faccia. In tal caso, infatti, il cliente venendo in ufficio e non vedendo la persona con cui ha parlato a telefono capisce il bluff: ormai la clientela è scaltra e perspicace nel radiografare l'azienda che ha di fronte e non perdona nemmeno un errore! "Per questo motivo al Centro Uffici Aversa abbiniamo sempre il servizio di segretariato all'utilizzo di un ufficio fisico dotato di sala d'attesa e dello stesso personale di reception che risponde al telefono: in tal modo quando il cliente arriva trova le stesse persone con cui ha parlato telefonicamente e non gli resta l'amaro in bocca ma solo la percezione di una immagine aziendale prestigiosa" afferma l'avv. Pisano Nicola titolare del Centro Uffici Aversa. I servizi virtuali di segretariato possono essere utili a fini organizzativi ma a scopi di rappresentanza la presenza fisica di una segretaria è ancora impagabile: le statistiche dimostrano che le percentuali di concludere un affare sono molto più alte in presenza di un/una operatore/operatrice che accoglie la clientela. "Coccoliamo i clienti dei professionisti ospitati come fossero i nostri: sorseggiare un buon caffè o una bevanda fredda nella stagione estiva nell'attesa di essere ricevuti agevola molto la positiva conclusione di una trattativa" garantisce ancora l'avvocato. E conoscendo il caffè che fanno a Napoli e Caserta non è difficile da credere..."E presso il nostro Business Center di Aversa il bello è che non si paga neppure: il segretariato è un servizio già compreso nell'ufficio".