La segretaria virtuale per imprenditori e liberi professionisti: vantaggi e svantaggi
Gli imprenditori e i liberi professionisti, accanto e in aggiunta al proprio core business, sono chiamati ad occuparsi anche dell'organizzazione ed amministrazione aziendale: l'alternativa classica per soddisfare tale esigenza è scegliere se occuparsene personalmente ovvero assumere una persona che, presenziando tutti i giorni in ufficio, vi provveda in qualità di dipendente. Tuttavia rispondere al telefono filtrando le telefonate importanti da quelle inutili, organizzare l'agenda appuntamenti, sbrigare la corrispondenza e gli oneri burocratici, gestire mail e social, sono attività che sottraggono tempo ed energie ai titolari d'impresa e ai liberi professionisti, mentre assumere qualcuno che se ne occupi comporta un investimento di denaro non indifferente. Proprio per tali ragioni, con la complicità delle potenzialità offerte dalle nuove tecnologie, è nato e si è diffuso rapidamente il servizio di segretariato virtuale: un insieme di servizi di supporto alle imprese e ai professionisti svolti da un operatore qualificato da remoto in regime di appalto. Ma cosa fa di preciso una segretaria virtuale? I servizi svolti sono vari e liberamente personalizzabili: dalla risposta telefonica, alla gestione di mail, corrispondenza e agenda, dal recapito fax all'invio di fatture, ecc. ecc.
I vantaggi per imprenditori e liberi professionisti di ricorrere a un servizio del genere sono evidenti: si evita di sprecare tempo nelle questioni organizzative, ottimizzando la propria giornata e il proprio lavoro. L'organizzazione, inoltre, è molto apprezzata anche dai clienti che ricevono pronta risposta alle proprie richieste a prescindere dall'orario. Senza contare la possibilità di sopperire ad alcune lacune personali: ad es. mancata conoscenza di lingue straniere, impreparazione o mancanza di tempo nel gestire il proprio sito web, i canali social, di scrivere moduli, lettere, ecc.
Il segretariato virtuale presenta tuttavia anche alcuni svantaggi da non sottovalutare: anzitutto manca una supervisione ed un controllo sull'operato dell'assistente virtuale che, avendo più clienti, potrebbe mancare di concentrazione e tardare nello svolgimento delle mansioni. A ciò può aggiungersi in molti casi anche un rischio per la sicurezza, evidente e più grave soprattutto qualora la segretaria virtuale abbia accesso all'anagrafica clienti e fornitori, a passwords, dati bancari e di carte di credito, ecc. Attenzione va prestata anche per evitare di scegliere un'assistente virtuale che operi in Paesi lontani con lingua e fuso diverso, onde evitare problemi di comunicazione e di tempestività negli avvisi. A nostro avviso, tuttavia, il limite più evidente del servizio di segretariato virtuale si manifesta per imprenditori e professionisti che ricevono i clienti faccia a faccia. In tali ipotesi, infatti, quando i clienti giungono in ufficio e non vedono la persona con cui ha parlato a telefono potrebbero sentirsi "traditi" e perdere fiducia! "Proprio per evitare ciò al Centro Uffici Aversa abbiniamo sempre il servizio di segretariato virtuale all'utilizzo, seppure occasionale, di un ufficio fisico dotato di sala d'attesa e assistito dallo stesso personale di reception che risponde al telefono: in tal modo quando il cliente arriva trova le stesse persone con cui ha parlato telefonicamente e non ha la percezione di un bluff ma di una immagine aziendale prestigiosa" afferma la dott.ssa Capuano Maria Rosaria, front office manager del Centro Uffici Aversa. I servizi virtuali di segretariato soddisfano esigenze organizzative ma a scopi di rappresentanza la presenza fisica di un receptionist è ancora impagabile: le statistiche dimostrano che le percentuali di concludere positivamente una trattativa sono molto più alte in presenza di un/una operatore/operatrice che accoglie la clientela."E presso il nostro Business Center di Aversa i servizi di segretariato e reception sono già compresi nel costo dell'ufficio, peraltro interamente deducibile!"...