La segretaria virtuale per imprenditori e liberi professionisti: vantaggi e svantaggi
Gli imprenditori e i liberi professionisti, accanto e in aggiunta al proprio core business, sono chiamati ad occuparsi anche dell'organizzazione ed amministrazione aziendale: l'alternativa classica per soddisfare tale esigenza è scegliere se occuparsene personalmente ovvero assumere una persona che, presenziando tutti i giorni in ufficio, vi provveda in qualità di dipendente. Tuttavia rispondere al telefono filtrando le telefonate importanti da quelle inutili, organizzare l'agenda appuntamenti, sbrigare la corrispondenza e gli oneri burocratici, gestire mail e social, sono attività che sottraggono tempo ed energie ai titolari d'impresa e ai liberi professionisti, mentre assumere qualcuno che se ne occupi comporta un investimento di denaro non indifferente. Proprio per tali ragioni, con la complicità delle potenzialità offerte dalle nuove tecnologie, è nato e si è diffuso rapidamente il servizio di segretariato virtuale: un insieme di servizi di supporto alle imprese e ai professionisti svolti da un operatore qualificato da remoto in regime di appalto. Ma cosa fa di preciso una segretaria virtuale? I servizi svolti sono vari e liberamente personalizzabili: dalla risposta telefonica, alla gestione di mail, corrispondenza e agenda, dal recapito fax all'invio di fatture, ecc. ecc.
I vantaggi per imprenditori e liberi professionisti di ricorrere a un servizio del genere sono evidenti: si evita di sprecare tempo nelle questioni organizzative, ottimizzando la propria giornata e il proprio lavoro. L'organizzazione, inoltre, è molto apprezzata anche dai clienti che ricevono pronta risposta alle proprie richieste a prescindere dall'orario. Senza contare la possibilità di sopperire ad alcune lacune personali: ad es. mancata conoscenza di lingue straniere, impreparazione o mancanza di tempo nel gestire il proprio sito web, i canali social, di scrivere moduli, lettere, ecc.
Il segretariato virtuale presenta tuttavia anche alcuni svantaggi da non sottovalutare: anzitutto manca una supervisione ed un controllo sull'operato dell'assistente virtuale che, avendo più clienti, potrebbe mancare di concentrazione e tardare nello svolgimento delle mansioni. A ciò può aggiungersi in molti casi anche un rischio per la sicurezza, evidente e più grave soprattutto qualora la segretaria virtuale abbia accesso all'anagrafica clienti e fornitori, a passwords, dati bancari e di carte di credito, ecc. Attenzione va prestata anche per evitare di scegliere un'assistente virtuale che operi in Paesi lontani con lingua e fuso diverso, onde evitare problemi di comunicazione e di tempestività negli avvisi. A nostro avviso, tuttavia, il limite più evidente del servizio di segretariato virtuale si manifesta nella mancanza di un contatto e una conoscenza diretta. La segretaria virtuale non conosce mai personalmente l'imprenditore o il professionista a cui presta assistenza, così come tutti i diversi aspetti e risvolti della sua attività, e ciò non può che ripercuotersi negativamente sulla qualità del servizio! "Proprio per evitare ciò al Centro Uffici Aversa il servizio di segretariato virtuale non è delegato a terzi ma sempre svolto da me personalmente o al massimo da mio marito (l'avv. Pisano Nicola, direttore e responsabile n.b.): solo noi conosciamo i nostri clienti, le loro attività, i loro bisogni e le loro tempistiche e in tal modo siamo certi di prestare un servizio di alto livello" afferma la dott.ssa Capuano Maria Rosaria, office manager del Centro Uffici Aversa. "E presso il nostro Business Center di Aversa i servizi di segretariato sono già compresi nel costo dell'ufficio, peraltro interamente deducibile!"...