L'ufficio virtuale: una rassegna dei servizi compresi
Sempre più spesso si sente parlare di ufficio virtuale, ma cosa si intende esattamente con questo termine? Un ufficio virtuale è un insieme di servizi che consente a professionisti e imprese di delegare alcune specifiche attività a strutture specializzate come business center o spazi di coworking. Questi servizi includono la gestione della corrispondenza ordinaria e speciale, il filtro, la ricezione e lo smistamento delle telefonate, nonché la fornitura e la manutenzione di uno spazio di lavoro in cui ricevere clienti o collaboratori, a prescindere dalla propria ubicazione geografica o dal luogo in cui si opera abitualmente. Immagina ad esempio un imprenditore con sede operativa a Latina che può usufruire di un indirizzo e di una segreteria virtuale a Napoli: questo gli permette di liberarsi delle incombenze legate alla gestione dell'ufficio tradizionale, ottenendo allo stesso tempo un'immagine professionale e prestigiosa. L'ufficio virtuale si presenta quindi come una soluzione personalizzabile che consente di beneficiare di tutti i vantaggi e servizi di un ufficio tradizionale, senza sostenere i relativi costi.
Ma perché un cliente dovrebbe optare per il servizio di ufficio virtuale? Le ragioni possono essere molteplici. In alcuni casi, imprenditori, consulenti e freelance lavorano da casa, ma hanno comunque la necessità di un indirizzo fisico per ricevere la posta o di una sede per incontrare occasionalmente clienti e fornitori o di un recapito fisso per ragioni di immagine. Un ufficio rappresenta una sorta di biglietto da visita che trasmette professionalità e serietà. Accogliere un cliente in un ambiente confortevole, possedere un indirizzo prestigioso e un recapito aziendale di telefonia fissa fa sicuramente un'ottima impressione.
Ma quali servizi sono compresi in un ufficio virtuale? Naturalmente, esistono diversi pacchetti di servizi tra cui scegliere. Tra i servizi più comuni troviamo il recapito postale, la gestione della corrispondenza ordinaria, l'affitto temporaneo di uffici, postazioni di lavoro o sale riunioni, un numero di telefono dedicato e la gestione, il filtro e l'inoltro delle chiamate telefoniche. Inoltre, è possibile richiedere il ritiro e l'inoltro periodico della corrispondenza ordinaria e speciale ( ad es. atti giudiziari, comunicazioni da parte delle Pubbliche Autorità, ecc. ) in caso di sede legale. I servizi offerti con l'ufficio virtuale sono molteplici e ognuno può comporre il pacchetto in base alle proprie esigenze specifiche.
L'ufficio virtuale rappresenta quindi un nuovo modo di presentarsi alla clientela. È un ufficio senza le limitazioni spaziali e temporali di quello tradizionale, i cui numerosi vantaggi interessano diverse categorie di persone. Ci sono coloro che desiderano risparmiare senza rinunciare all'immagine e alla professionalità che un ufficio rappresenta, coloro che cercano un ufficio di rappresentanza da utilizzare occasionalmente, coloro che necessitano di una domiciliazione legale e coloro che vogliono ottenere un indirizzo di prestigio per far crescere il proprio business. "Utilizzando il servizio di ufficio virtuale si possono ottenere flessibilità, prestigio, efficienza e costi ridotti per la propria attività: ragione per cui non mi meraviglia affatto che si stia rapidamente diffondendo," afferma la dott.ssa Capuano Maria Rosaria, front office manager del Centro Uffici Aversa. Questa struttura rappresenta l'unico punto di riferimento per il servizio di ufficio virtuale nella città di Aversa, provincia di Caserta. "Presso il nostro business center, con un investimento a partire da 130 euro mensili, è possibile beneficiare di recapito postale, servizio telefonico dedicato e accesso alla sala riunioni, ottenendo così tutti i vantaggi di un ufficio tradizionale ma senza affrontarne i costi". Per maggiori informazioni, è possibile visitare il sito web www.centroufficiaversa.it/ufficio-virtuale-segretaria-low-cost-aversa.html.